商工会議所青年部16人でオンライン会議をやってみた

2020年3月2日の夜、テレビ会議システム「Zoom」を使用して総勢16人によるオンライン会議を実施しました。会議の内容は小松市商工会議所青年部（小松YEG）の次年度役員予定者会議です。

この記事ではテレビ会議実現までの経緯と、実際にやってみた感想をお伝えします。コロナの対策だけではなく遠隔との打合せ、なかなか集まれない人たちの打合せにご活用ください。

経緯

2月27日（木）の15:00ごろにM専務理事から私に電話がかかってきた。

M「コロナの件があるから来週の会議をZoomで出来ない？」
私「出来ますよ。やりましょう。当日までの日数が少ないので準備でバタつく懸念がありますがいいですか？」
M「それも含めてチャレンジだからやってみよう」
私「了解しました。では直ちに準備を始めます」

正確に記憶していないので細部は違うかもしれませんが大体こんなやりとりでした。

会議実現までのタスク

会議までは中3日しかありません。実現するまでのタスクを洗い出しました。

• Zoom 導入マニュアルの作成
  「Zoomでやるから入れといてね」では無理です。ステップ・バイ・ステップの導入マニュアルが必要です。私は自分のZoomをアンインストールして手順を収集してマニュアルを作りました。そのマニュアルはこのブログに掲載しています。ブログにした理由は最も編集が簡単だからです。

• Google ドライブ の運用マニュアルの作成
  紙の資料を配布することは出来ません。また会員がそれぞれに議題を持ち込んできます。したがって共有フォルダが必要です。会員が自由にアップして、それをみんなが閲覧することが出来る。クラウドストレージは色々とありますが、Google ドライブが最も導入障壁が低いでしょう。当然ながら全員が Google ドライブのパワーユーザではありません。これもステップ・バイ・ステップのマニュアルを用意します。

• 会議の案内とセットアップのサポート
  これが主なタスクなります。メールと電話です。ここはIT化できません。どちらかというと電話です。「大丈夫ですかー？」ととにかく電話してお手伝いするしかありません。しかしこの中でとても大切なことに気が付きました「皆さん前向きだ」ということです。オンライン会議については皆さん興味を持っているんですよね。分からない、PCが苦手ということで辛さも感じてはいます。でもそれ以上に興味が勝っている印象でした。今回、16人もの参加人数でオンライン会議を実現できた一番の理由は会員のこういったメンタリティによるものです。どんなに優れたシステムでも嫌だと言われたらだめなんです。嫌なものは嫌なんです。

• 作ったマニュアルはこちら
  テレビ会議システム「Zoom」のセットアップ
  Google ドライブ の使い方

結果は…

• Zoomの導入 19/23人
• オンライン会議の出席 16/23人

でした。

オンライン会議はこんな感じ

実際の会議の動画

part1 冒頭から宣言、綱領、指針の唱和まで
youtu.be
指針の唱和はずれずれです。オンラインだと流石にラグでずれますね。分かってはいましたがそれも経験ということでやってみました。そのせいでやや笑いが入っていますが普段は至って真面目なシーンです。

part2 会長あいさつ
youtu.be
次年度会長のあいさつです。例のイタリアの校長の手紙に触れています。
「文明的で合理的な行動を」
という部分が我々日本人には耳が痛いですね。すっかりデマに振り回されてしまいましたから。

会議の風景

YEG恒例の宣言の朗読

我がデジタル化推進PJの事業計画のプレゼン

講評

総じて快適です。
なんら不便を感じない。多人数の場合はオンライン会議のほうが有益だとすら感じます。理由は下記の通り。

• 顔が近い
  十数人が円卓に座るよりオンライン会議でカメラで見えている方が顔が近いです。全員の反応がよくわかります。

• 不規則発言がない
  人数が多いと発言者以外に隣の人と別の話題を話しているということが生じがちです。それはそんなものです。オンライン会議だとそれが出来ません。会話はすべてマイクが拾ってしまいますのでこそこそ話をすると議事を止めてしまいます。

• みんな面白がってた
  私の主観ですが…。皆さん面白がってくれてたと思ってます。既にZoomを使っている人は数名いました。でもこんなに多人数で会議をするのは初めてだということでした。私も今回の会議にあたってIT屋の友人に話をしてみましたが「そんな人数でやったことないぞ」と言ってました。なんやかんやで皆さん新しもの好きだと思います。システム屋としてはこれが一番嬉しいですね。

実は私もZoomを使うのは初めてでした。でもボイスチャットでの複数人通話は日常的に使っています。 Zoomの導入マニュアルでも記載していますが、カメラを必須化することがポイントだと思います。顔が見えないと臨場感がありません。人は話者の表情を見て主張を読み取っていますし、優秀な話者は聴衆の表情を見ながら主張を調整します。会議において譲歩したり、合意を形成するためには互いの顔が見えるほうがよいのです。

Zoomはタダで使えます。皆さんもこの機会に試してみては如何でしょうか？