テレビ会議システム「Zoom」のセットアップ
テレビ会議システム「Zoom」のセットアップ手順を紹介します。
Zoomとは?
テレビ会議システムの定番です。競合サービスは多くありますが価格、性能、シェアにおいて「Zoom」が大きく他を引き離しています。デファクトスタンダードであると言えるでしょう。
「テレビ会議しよう」
「じゃあZoomで」
という流れで軽く始めたらよいと思います。あれやこれやと検討する必要はありません。
「Zoom」はテレビ会議システムの定番です。
セットアップ
1. 必要なもの
メールアドレス
Webカメラが搭載されたノートPC
(Webカメラが搭載されていない場合は)外付けのWebカメラ
おすすめは こちら。Logicool というメーカの C920n というモデルです。どちらかというと高級なモデルになりますが価格はそう高くありません。テレビ会議は、カメラとマイクが生命線です。安物を使うと自分が困るだけではなく周りにも迷惑をかけます。少し奮発しましょう。高速なインターネット回線
できれば有線LANで接続しましょう。WiFiだと回線が遅いため通話品質が悪くなる可能性があります。Web会議は通話品質が重要です。カメラとマイクを奮発するのもそのためです。しかしインターネット回線が遅いとどうにもなりません。なるべく有線LAN、WiFiでもなるべく高速なアクセスポイントに接続しましょう。
2. サインアップする
https://zoom.us/signup
からZoomにサインアップしてください。メールアドレスがアカウントになります。主にYEG活動で使っているメールアドレスを登録しましょう。
例えば、私の場合はメールアドレスを3つ持っています。
- kenta.ohsugi@dymol.co.jp 会社のアドレス。仕事用、YEGもこちらのアカウント
- kenta.ohsugi@gmail.com プライベート用
- kenta.ohsugi@dune.ocn.ne.jp プロバイダメール。専ら使用しない
dymol のメールアドレスを使用します。以後、他のサービスも使う機会がありますがすべて dymol のメールアドレスで統一します。皆さんも複数のメールアドレスを持っている場合、YEG内で使用するものは一つにまとめておいたほうがよいです。忘れてしまいますので。
step1. メールアドレスの入力
step2. 確認メールが送信されて承認するという定番の流れ
step3. 名前とパスワードを設定する
米帝のサービスなので「名」「姓」の順番が逆ですが無視します。
山田 太郎の場合は、名に「山田」、姓に「太郎」と入力しましょう。
仲間は増やさんでいいです。
自動的にダウンロードが始まります。
ダウンロードが終わったらダウンロードしたファイルを実行します。クライアントソフトウェアのインストールが始まります。
3. クライアントのインストール
step1. インストールを待つ
インストールは勝手に進むので待ちます。
step2. 会議への参加方法を選ぶ
- 「ミーティングへの参加時に、自動的にコンピュータでオーディオに参加」にチェックを入れる。
- 「コンピュータでオーディオに参加」をクリックする
インストールはこれで完了です。次に会議の準備をしておきます。
3. 会議の準備
step1. Zoomを起動する
スタートメニューに「Start Zoom」というアイコンが登録されているはずです。それをクリックする
step2. サインインをクリックする
step3. メールアドレスとパスワードを入力してサインインする
毎回入力するのは面倒なので「次でのサインインを維持」にチェックを入れておきましょう。
step4. 連絡先を登録する
1) 右上の「連絡先」をクリックする
2) +をクリックする
3) 連絡先に私を追加する
これで準備完了です。 実際の会議のときには私から招待を送ります。招待の流れに沿っていただければそのままテレビ会議に出席できます。
おまけ
スマホ版の導入
iPhone, Android 向けにもクライアントアプリが提供されています。簡単に導入できますので入れておくことをおすすめします。メンバー間で電話の代わりに使えます。
カメラは必要なのか?
必要です。
対面、電話、紙、この順番で情報の伝達量は劣化します。それぞれ半分ずつくらい減っていきます。人間はそれだけ対面時の相手の表情から情報を読み取っているということです。カメラがなかった場合は会議ではなく電話になります。電話はこれまでの時代でも存在しましたが電話で会議はしないですよね?情報伝達量の問題から効果的ではないので自然と避けられてきたのです。
したがって会議をWeb化するにあたってはカメラは必須です。冒頭に記載したとおりハイエンドクラスのWebカメラでも今はそう高くはありません。ノートPCにカメラが装備されていない人は申し訳ないですがご用意ください。Web会議の普及のためにご協力ください。
全国大会の成功、石川県連の今後の発展のためにもWeb会議は大切な要素であると考えています。石川県は残念ながら田舎です。先日、静岡沼津の全国大会がありました。静岡県はとても広い県です。でも太平洋側であるため高速道路も公共交通機関も早い段階から高度に整備されています。石川県は人口の問題もあり県の全域に高速道路が整備されておらず、また公共交通機関にも乏しいです。このような環境の中で石川県全域で活発に議論し協力するならばWeb会議による物理的な時間短縮、役員の時間的負担軽減は特に重要だと考えます。
Web会議をきちんと実用化するためにはカメラを導入して、対面と同じ効果を得ること、それを体験することが重要です。たかがカメラではない。音声だけ聞こえれば会議ができるだろうと安く見ないでください。
より快適な会話のために
必須ではありません。用意しておくとより快適にWeb会議を実施できます。あくまでも任意、Web会議に興味があるようでしたらこのようなデバイスも用意しておくと良いでしょう。
イヤホン
音声をスピーカーから出力するとマイクがその音を拾ってしまう場合があります。他人に音声が二重に聞こえる状態になる。これを防ぐためにイヤホンを用意しておくと快適に会話ができます。ヘッドセット
Webカメラのマイクはあまり品質がよくありません。ヘッドセットを用意しておくとより快適な会話が可能になります。ただし安物のヘッドセットはやめましょう。安物だと逆に品質が落ちます。
ちなみにヘッドセットを用意した場合は当然イヤホンは要りません。- おすすめ品
- Logicool Pro X
Logicool のハイエンドヘッドセットです。マイクが優秀です。 - HyperX Cloud Fight S
こちらは無線のモデルです。ケーブルが煩わしいという方におすすめ。
- Logicool Pro X
- おすすめ品
ハイエンドWebカメラ
Webカメラをハイエンド品にすると画質が向上します。参考までにご紹介いたします。- Logicool BRIO
Logicool のハイエンドカメラです。私も使っています。
- Logicool BRIO
忘れない!強力なパスワードの作り方
またパスワードか!
「パスワードを登録してください」
このような案内が表示されると「またパスワードか!」という反応をする方も多いと思います。覚えやすい生年月日はダメだと言われる。他のパスワードだと覚えられないし、メモを残しておくのも危険だからダメだと言われる。あれもダメこれもダメでお怒りということもよくあるのではないでしょうか。
忘れないけど強力なパスワードの作り方を教えます!
目次
連想と単純な暗号で作る
パスワードの要件は下記のとおりです。
- 数字を含める
- アルファベットを含める
- 大文字、小文字を含める
- 記号を含める(記号が使えるかは時と場合による)
- 大抵は8文字以上
もう少し単純化します。
- 4文字以上の単語
- 4桁の数字
この2つを用意して組合せれば作れます。
単語を用意する
自分の名前など自分に近すぎる単語だと簡単に破られてしまいます。しかし全く関連のない単語だと覚えられない。そこで「自分の家の近くにあるもの」にしておくと便利です。
- 印象に残るので忘れない
- 「近くにあるもの」は案外多いので他人からは推測が困難
例えば、私の場合は石川県小松市吉竹町に住んでいます。近所のランドマークを適当に採用します。
- 教会の隣
- イオンの近く
- 温泉の近く
- 憩いの森にクマがでる
今回は「憩いの森のクマさん」に守ってもらいましょうか。パスワード用にローマ字にします。
IkoiMoriKuma
こんな感じで良いでしょう。
4桁の数字を用意する
自分の生年月日はダメ。家族の生年月日もダメ。先程の単語と同じ発想で適度な距離に離せばよいのです。
- 昔住んでいた場所の番地
- 親父の携帯番号
- 爺さんの命日
今回は親父の電話番号を使います。下4桁を採用して「5189」とします。
んー、ちょっと弱いかなー。親父は十分に近いし、その電話番号というも単純です。では強化しましょう。
5189 を二乗してその下4桁にします。
5189 ^ 2 = 26925721 → 下4桁:5721
合体させる
IkoiMoriKuma5721
意味のない羅列ではなく作成に連想を使っているため忘れません。仮にパスワード自体を忘れてしまっても連想の過程が記憶に残るのでいつでも再計算して思い出せるのです。
またヒントをメモに残しておくのも有効です。
・森 ・親父 ・2
このくらいのメモを残しておけばこれをきっかけに完全に記憶が復活します。他人がこのメモを見ても同じ解にたどり着くのは困難です。
強化する
強化は任意です。PCが苦手な方は無視しても構いません。
ここまでのパスワードは記号を使っていません。記号を含めるとより強力になります。ただし、システムによって記号が使えたり使えなかったりとまちまちです。記号が使えても使えなくても通用するパスワードに強化します。
アルファベット・数字を置き換える
a → @ i → 1(いち), l(える), |(記号:パイプ), !(記号:びっくり) o → 0(ぜろ) s → 5(ご) b → 6(ろく)
一例ですがこのような発想で適当に置き換えます。
IkoiMoriKuma5721 → Ik0iMor1Kum@5721
これでパスワード強度としては最強になります。置き換えルールについても絵面が似ていますので忘れることはありません。記号の使える、使えないで置き換え版と置き換えない版を使い分けたらいいですね。覚えるものは1つで済みます。
番外編:マイナンバー用のパスワード
マイナンバーのパスワードは少し困ります。
- 最強クラスのパスワードが必要
- 全然使わないので間違いなく忘れる
忘れる前提で作りましょう。
step1. 元ネタの抽出
忘れる前提なので強い連想にしましょう。マイナンバー → 個人情報 → 生年月日 で行きますか。当然自分の生年月日そのままではダメですので工夫します。
- 親父の生年月日 → 0811
- おかんの生年月日 → 0423
- 死んだ爺さんの生年月日 → 1021
step2. 演算する
今回の方程式は
(親父 * おかん * 爺さん) の平方根 = パスワード
で行きます。二乗だと桁数が大きくなりすぎるので今回は平方根にします。
(0811 * 0423 * 1021) の平方根 = 18715...
step3. パスワードにする
それぞれのイニシャルでもつけてパスワードにします。
OOJ18715(オーオージェイ イチ、ハチ、ナナ、イチ、ゴ) O → Oyaji O → Okan J → Jiji
step4. ヒントメモを残す
今回の暗号メモはこちら
ただお・れいこ・みっちー・平
このくらいで十分でしょう。安全性を高めるならば平は抜いてもいいですね。
まとめ
- 連想で抽出する!
- 簡単な関数をかます!
連想ですが私は故人や近所の施設を使いました。単純に隣のおじさんのフルネームとかでもいいです。普通に考えてそんなものをパスワードにしているとは想像できませんから。
ちなみに自分が死んだときに家族が謎めいた暗号メモを発見すると思うとちょっとおもしろいです。
Zoomの使い方(一般向け)
このページは?
オンライン会議システム「Zoom」の使い方を解説します。作業は大きく3つになります。
step1. インストール
Zoomのアカウントを作成してZoomのクライアントアプリケーションをインストールします。会議の前にやっておく準備です。
step2-1. 会議に参加する
会議の時間になったらホストから案内されたリンクから会議に参加します。
step2-2. 会議をホストする
あなたが会議を開催するときの手順です。
step1 は共通の作業です。あなたが参加者の場合は会議のときに step2-1 を実施してください。あなたが会議のホスト(主催者)のときは step2-2 を実施してください。
目次
step0. 事前準備
Zoomを使うにあたって下記のものを事前に用意しておきましょう。
メールアドレス
Webカメラが搭載されたノートPC
(Webカメラが搭載されていない場合は) 外付けのWebカメラ
こちらがおすすめです。Logicool というメーカの C920n というモデルです。どちらかというと高級なモデルになりますが価格はそう高くありません。テレビ会議は、カメラとマイクが生命線です。安物を使うと自分が困るだけではなく周りにも迷惑をかけます。少し奮発しましょう。ロジクール ウェブカメラ C920n ブラック フルHD 1080P ウェブカム ストリーミング 自動フォーカス ステレオマイク 国内正規品 2年間メーカー保証 ブラック
- 発売日: 2019/04/25
- メディア: Personal Computers
高速なインターネット回線
できれば有線LANで接続しましょう。WiFiだと回線が遅いため通話品質が悪くなる可能性があります。Web会議は通話品質が重要です。カメラとマイクを奮発するのもそのためです。しかしインターネット回線が遅いとそれらも無駄になってしまいます。なるべく有線LAN、WiFiでもなるべく高速なアクセスポイントに接続しましょう。
カメラは必須なのか?
必要です。オンライン会議におけるカメラは通常の打合せにおいて筆記用具を用意するのと同じレベルの必須要件です。
対面、電話、紙、この順番で情報の伝達量は劣化します。それぞれ半分ずつくらい減っていきます。人間はそれだけ対面時の相手の表情から情報を読み取っているということです。カメラがなかった場合は「なんとなく話が伝わらない」「やっぱり会わないとね」となりがちです。やろうとしていることは「電話」ではなく「会議」なのです。目的を達成するための要件はしっかりと準備しましょう。
スマホをカメラとして使う
残念なことにWebカメラの在庫が市場から消えてしまいました。でも諦めるのはまだ早いです。スマホに高性能なカメラが付いているのでそれをPCのカメラとして使う方法があります。
ascii.jp
step1. インストール
Zoomのアカウントを作成してZoomのクライアントアプリケーション(以後、クライアントという)をインストールします。会議の前日までに完了させておきましょう。
1. サインアップ
https://zoom.us/signup
からZoomにサインアップしてください。メールアドレスがアカウントになります。
2. 確認メールが届くので承認する
定番の流れです。メールを確認して確認リンクをクリックしましょう。
3. 名前とパスワードを設定する
アメリカのサービスなので「名」「姓」の順番が逆ですが無視します。
山田 太郎の場合は、名に「山田」、姓に「太郎」と入力しましょう。
4. 招待をスキップする
仲間の招待が案内されますがこの手順はスキップします。
5. クライアントのダウンロード
自動的にダウンロードが始まります。
6. クライアントのインストール
ダウンロードが完了すると自動的にインストールが始まります。インストールが始まらない場合はダウンロードしたインストーラを実行しましょう。
7. 会議への参加方法を選択する
- 「ミーティングへの参加時に、自動的にコンピュータでオーディオに参加」にチェックを入れる。
- 「コンピュータでオーディオに参加」をクリックする
8. クライアントを一度閉じる
ここまでが完了したら [✕] ボタンを押してクライアントを一度終了させます。
9. クライアントを再度起動する
スタートメニューから [Start Zoom] をクリックしてクライアントを再度起動します。
10. サインインをクリックする
下の [サインイン] をクリックします。
11. サインインする
登録したメールアドレスとパスワードを入力してサインインします。[次でのサインインを維持] にチェックを入れておきましょう。
12. インストール完了
ここまででインストール作業は完了です。クライアントは閉じてください。
step2-1. 会議に参加する
会議の時間になったら会議に参加します。
1. 会議のリンクを開く
オンライン会議の開催が決まったらこのようなリンクがメールでホストから案内されます。
https://zoom.us/j/0123456789
このリンクをクリックして開きます。
2. クライアントが起動する
ブラウザでこのようなページが開かれてクライアントが自動的に起動します。
3. クライアントの起動を許可する
このような確認が表示されたら [開く] をクリックします。
4. 会議への参加完了
これだけで会議に参加できます。
step2-2. 会議をホストする
あなたが会議の主催者でオンライン会議をホストする場合の手順です。
Zoomの無料ライセンスには制限があります。複数人の会議は40分までとなっています。本格的にオンライン会議を開催する場合は こちら からプロライセンスを購入しましょう。Zoomでは会議の主催者がプロライセンスを購入していれば他の参加者は無料ライセンスのままで40分以上の会議などプロ版の機能を使用できます。
1. 会議の管理ページを開く
下記のリンクから管理ページを開きます。
https://zoom.us/meeting
2. サインインする
サインインしていない場合はサインインページに飛ばされますのでそのままサインインします。
3. 会議をスケジューリングする
[新しいミーティングをスケジュールする] をクリックします。
4. 会議の予定を入力する
会議の詳細を入力します。
大切な設定の説明
会議の利便性に影響のある大切な設定について解説します。
トピック
会議名です。分かりやすい会議名を入力しましょう。登録
参加者のユーザ登録を必須にするかどうか。
簡単に参加させたいならばチェックを外しておきましょう。ミーティングID
[自動的に生成] にしておきましょう。ミーティングパスワード
[ミーティングパスワードを必要とする] にチェックを入れておきましょう。デフォルトでチェックあり、パスワードが自動的に差生成されているはずです。その状態から変える必要はありません。ビデオ
ホスト → オン
参加者 → オン
にしておきましょう。音声
[両方] にしておきましょう。ミーティングオプション
[ホストの前の参加を有効にする] → ON
ホスト前の参加はホストより先に参加しようとした人を受け付けるかどうかです。先に参加できるようにしておいたほうがホストが遅れてしまう場合も考えて便利でしょう。[待機室を有効にする] → OFF
ONにすると参加者が参加しようとしたときに一旦待機室という部屋に参加することになります。待機室に入ったのをホストが確認して任意に会議室に参加させるという動作になります。乱入などを防止するための機能ですが通常は必要ありません。ホストの作業が増えてしまうだけなのでOFF(待機室なし)にしておきましょう。[ミーティングを自動記録] → クラウド内
ミーティングの自動記録は議事録の代わりです。ビデオと音声が記録されます。クラウド上に保存しておいたほうが後から扱いやすいです。
5. 保存する
ページ下部の [保存] をクリックして会議の予定を保存します。下図のような確認ページが表示されます。この [参加用URL] をコピーしておきます。
6. 参加者にURLを案内する
先程コピーしておいた [参加用URL] をメールなどで参加者に知らせます。
参加用URLの例
https://zoom.us/j/112233445?pwd=OXhyQlRUAWRkK0kvdZZDY0VoUXQ3Zz09
参加者はこのリンクをクリックすると会議に参加できます。step2-1 で案内した参加手順につながります。
7. 会議のホストの完了
ここまでで会議のホスト(の準備)は完了です。
最後に
新型コロナウィルスの蔓延によってビジネスを取り巻く環境は一変しました。Zoomに限らずオンライン会議を活用することは今後のビジネスにおいて必須になったと言えるでしょう。オンライン会議は適切に活用すれば物理的な会議の代替ではなく、より効率的な会議を実施することができます。
- 移動時間を節約できる
- 会議時間そのものも節約できる
こういった効果は新型コロナウィルスの流行前から変わりありません。しかし日本では直接会うことを重視する人が多かったためなかなかこれらの恩恵を得ることができなかったのです。新型コロナウィルスの流行によって面会が制限されたためこれらの恩恵を得やすい環境になったともいえます。これを機会にビジネスやその他地域活動のやり方を効率的にしてみてはいかがでしょうか?
お問合せ
本件へのお問合せはこちらまで。
大杉 謙太 小松商工会議所青年部 デジタル推進PJリーダー kenta.ohsugi@gmail.com
気軽にお問合せください。出来る限りお助けさせていただきます。
おまけ
ちょっといいカメラが欲しい
Web 会議では映像の鮮明さや音声のクリアさが説得力にも繋がります。従っていいカメラやマイクを使った場合はそれ相応に効果があります。Web 会議をよく使うというかたは下記にあげる上位モデルのカメラを検討するのも良いでしょう。
Logicool C980GR
Logicool のフラッグシップモデルです。自動頭追尾やオートフォーカスが搭載されています。会議中に身振り手振りなどで動いてもきちんと画角に収めてくれます。価格も1万円ちょっとですからそう高くもありません。Razer Kiyo
Razer というゲーム向けの有名ブランドの Web カメラです。カメラ自体にリングライトが付いています。このリングライトというのは効果が絶大でして、肌の見え方が段違いに良くなります。また部屋の照明ですと通常は顔に影ができます。リングライトで真正面から照らすとその影がなくなります。やってみると分かるのですが影がなくなると見栄えも段違いに良くなります。
議事録のあるべきカタチ
「おーい◯◯くん、次の会議の議事録とってー」
皆さまも新人のころにはよくあったのではないでしょうか?「うわぁ…きっついなー」という印象をお持ちの方もいらっしゃるでしょうか。小松商工会議所青年部(小松YEG)でも各種会議で議事録を残します。
今回は小松YEGのIT化にあたって私が整備した議事録の運用をご紹介いたします。
全文記録は要らない
「うわぁ…きっついなー」
という方は、全文記録をとっていたのではないでしょうか?実は議事録には2種類存在します。
- 全文記録
- 要点筆記
全文記録は、議会や裁判などで速記者が作成するものです。一字一句完全な発言を記録します。理解できると思いますが、それらは公共性の高い会議であるため公平性や法令への適合が求められます。よって全文記録を残して後から検証できるようにしておく必要があるのです。専門家しか作れませんし、専門家しか検証できません。議会でも2013年ごろに消滅した業務です。
要点筆記は、会議の要点だけをまとめた記録です。通常、会議というのはなにかの課題解決を図るための手段です。よって会議のアウトプットを持って課題に対する次のアクションにつながっていきます。そこに至る経緯は必要ありません。どんな課題があって、組織としてどのような対策を決定したのか、それがわかればよいのです。普通の人が会議のアウトプットとして得たい情報はこれです。
あるべき議事録は?
求められているのは要点筆記です。
要点筆記が出来ないからある意味思考する必要のない全文記録を取らせようとしていたのです。しかし前述の通り、専門技術のない人が作るものではありません。苦行になるでしょう。全文記録が必要ならばICレコーダを買ってきましょう。
新人が要点筆記を出来るのか?
独力では難しいでしょう。
そのために上司や先輩がいる。なぜ新人に議事録を作らせるのか?暇だからではないです。新人に業務を理解してもらうためにやるのです。よって指示した上司や先輩は新人が会議中に必死に議事録をとっていたらかまってあげないと意味がありません。
「いまのわかる?」
「ついていけてる?」
会議を一瞬中断しても理解するポイントを作ってあげることによって議事録を書くことができる。そうしていくうちに業務を理解していくのです。
議事録作成は教導である
私は常々このように考えています。勝手にあっちこっちに話題を飛ばして記録のスピードも考えずに話している上司や先輩は自分勝手ですね。あまり良くありません。
議事録フォーマット
以上を踏まえて、要点筆記に特化した議事録フォーマットを用意しました。
会議中になるべく支援を必要とせずに独力で要点をまとめやすくするためのフォーマットです。また要点筆記で記録されていることを出席者が理解して「決まったのか決まっていないのかよくわからないモヤッとした結論」を作らないようにするためでもあります。
使い方をイメージしやすいように実際の打合せ内容を記入しておきました。ある程度YEGの業務に特化させていますが汎用としても使えると思います。
まとめ
全文記録はやめましょう
知りたいのは会議で「何が決まったか」「何をやらないといけないか」です。新人の議事録は教育の場
会議への参加、議事録の作成を通して業務を理解してもらうのです。出席者も議事録を意識して発言する
本筋と関係ない発言や雑談は控えましょう。
来月から新入社員も入ってきます。皆さんも会議、議事録を通して効果的に教育しましょう。それでは!
Google ドライブ の使い方(応用編)
Google ドライブ の使い方の応用編です。
複数人でファイル、フォルダを共有する方法は前回で説明しました。今回はそこから発展させてより便利な使い方をご案内します。
1. ファイルのリンクを教える
Google ドライブ においたファイルを他人に案内する方法です。
例えば…
「次回の会議のレジメをドライブに置きました。下記のリンクをみてくださーい。」
2020-03-02.第4回令和2年度役員予定者会議_レジメ.pdf - Google ドライブ
こんな感じで使います。
step1. Google ドライブ でファイルを表示する
このように案内したいファイルを選択しましょう。
step2. 右クリックして「共有」をクリックする
step3. リンクをコピーをクリックする
これでクリップボードにファイルのURLがコピーされます。
step4. メールなどに貼り付ける
https://drive.google.com/file/d/18Gg2z6BMNBUgdyDWPFeP7hi95pNg_jHI/view?usp=sharing
実際に貼り付けるとこのようなURLになります。このリンクを開くとファイルが見えます。
実際にDISCORDのチャットに貼り付けるとこんな感じになります。
2. バックアップと同期を使おう
準備中…。
商工会議所青年部16人でオンライン会議をやってみた
2020年3月2日の夜、テレビ会議システム「Zoom」を使用して総勢16人によるオンライン会議を実施しました。会議の内容は小松市商工会議所青年部(小松YEG)の次年度役員予定者会議です。
この記事ではテレビ会議実現までの経緯と、実際にやってみた感想をお伝えします。コロナの対策だけではなく遠隔との打合せ、なかなか集まれない人たちの打合せにご活用ください。
経緯
2月27日(木)の15:00ごろにM専務理事から私に電話がかかってきた。
M「コロナの件があるから来週の会議をZoomで出来ない?」
私「出来ますよ。やりましょう。当日までの日数が少ないので準備でバタつく懸念がありますがいいですか?」
M「それも含めてチャレンジだからやってみよう」
私「了解しました。では直ちに準備を始めます」
正確に記憶していないので細部は違うかもしれませんが大体こんなやりとりでした。
会議実現までのタスク
会議までは中3日しかありません。実現するまでのタスクを洗い出しました。
Zoom 導入マニュアルの作成
「Zoomでやるから入れといてね」では無理です。ステップ・バイ・ステップの導入マニュアルが必要です。私は自分のZoomをアンインストールして手順を収集してマニュアルを作りました。そのマニュアルはこのブログに掲載しています。ブログにした理由は最も編集が簡単だからです。Google ドライブ の運用マニュアルの作成
紙の資料を配布することは出来ません。また会員がそれぞれに議題を持ち込んできます。したがって共有フォルダが必要です。会員が自由にアップして、それをみんなが閲覧することが出来る。クラウドストレージは色々とありますが、Google ドライブが最も導入障壁が低いでしょう。当然ながら全員が Google ドライブのパワーユーザではありません。これもステップ・バイ・ステップのマニュアルを用意します。会議の案内とセットアップのサポート
これが主なタスクなります。メールと電話です。ここはIT化できません。どちらかというと電話です。「大丈夫ですかー?」ととにかく電話してお手伝いするしかありません。しかしこの中でとても大切なことに気が付きました「皆さん前向きだ」ということです。オンライン会議については皆さん興味を持っているんですよね。分からない、PCが苦手ということで辛さも感じてはいます。でもそれ以上に興味が勝っている印象でした。今回、16人もの参加人数でオンライン会議を実現できた一番の理由は会員のこういったメンタリティによるものです。どんなに優れたシステムでも嫌だと言われたらだめなんです。嫌なものは嫌なんです。作ったマニュアルはこちら
テレビ会議システム「Zoom」のセットアップ
Google ドライブ の使い方
結果は…
- Zoomの導入 19/23人
- オンライン会議の出席 16/23人
でした。
オンライン会議はこんな感じ
実際の会議の動画
part1 冒頭から宣言、綱領、指針の唱和まで
youtu.be
指針の唱和はずれずれです。オンラインだと流石にラグでずれますね。分かってはいましたがそれも経験ということでやってみました。そのせいでやや笑いが入っていますが普段は至って真面目なシーンです。
part2 会長あいさつ
youtu.be
次年度会長のあいさつです。例のイタリアの校長の手紙に触れています。
「文明的で合理的な行動を」
という部分が我々日本人には耳が痛いですね。すっかりデマに振り回されてしまいましたから。
会議の風景
YEG恒例の宣言の朗読
我がデジタル化推進PJの事業計画のプレゼン
講評
総じて快適です。
なんら不便を感じない。多人数の場合はオンライン会議のほうが有益だとすら感じます。理由は下記の通り。
顔が近い
十数人が円卓に座るよりオンライン会議でカメラで見えている方が顔が近いです。全員の反応がよくわかります。不規則発言がない
人数が多いと発言者以外に隣の人と別の話題を話しているということが生じがちです。それはそんなものです。オンライン会議だとそれが出来ません。会話はすべてマイクが拾ってしまいますのでこそこそ話をすると議事を止めてしまいます。みんな面白がってた
私の主観ですが…。皆さん面白がってくれてたと思ってます。既にZoomを使っている人は数名いました。でもこんなに多人数で会議をするのは初めてだということでした。私も今回の会議にあたってIT屋の友人に話をしてみましたが「そんな人数でやったことないぞ」と言ってました。なんやかんやで皆さん新しもの好きだと思います。システム屋としてはこれが一番嬉しいですね。
実は私もZoomを使うのは初めてでした。でもボイスチャットでの複数人通話は日常的に使っています。 Zoomの導入マニュアルでも記載していますが、カメラを必須化することがポイントだと思います。顔が見えないと臨場感がありません。人は話者の表情を見て主張を読み取っていますし、優秀な話者は聴衆の表情を見ながら主張を調整します。会議において譲歩したり、合意を形成するためには互いの顔が見えるほうがよいのです。
Zoomはタダで使えます。皆さんもこの機会に試してみては如何でしょうか?
チャットツール「DISCORD」のセットアップ
チャットツール「DISCORD」のセットアップ手順を紹介します。
DISCORDとは?
チャットツールです。皆さんおなじみのLINEと同じようなサービスです。ならばLINEでいいじゃないか?と思われるかもしれませんがLINEには下記の問題があります。
PCで使いづらい
LINEはPCでも使えるアプリケーションが提供されています。しかしあまり使い勝手がよくないのです。業務で使用しようとすると文字はPCのキーボードで打ち込んだほうが速いです。またスマホですと単語だけの会話になってしまい、すれ違いなどのコミュニケーションの問題が発生しやすいです。ファイルを送っても短期間で消えてしまう
「ちょっとこのファイル見てくれない?」「~~大会の参加者名簿を送ってー」などと業務上、ファイルのやり取りが発生すると思います。LINEでもファイルを送ることは出来ますが、それは短期間しか保持されません。送ってもらっておいて翌日見ようかと思うとファイルはすでに消えている、ということが起こります。チャットチャンネルを分けられない
小松YEGですと、小松YEGという全体の中に理事会、各種委員会などの組織が存在します。会社でも同じですね。チャットルーム内でも実際の組織と同じように理事会、委員会などと階層と参加者を分けて会話をしたいと思います。LINEではそれらが出来ません。
DISCORDではこれらの問題を解消し、チームの運営により適した機能が提供されています。
DISCORDはオンラインゲームのユーザをターゲットに展開されています。ゲーマー向けではありますが、機能自体は通常のチャットツールと変わりありません。最も優れている点は無料ですべての機能を使えることです。
こんなことが出来るよ
チャット
LINEでおなじみのテキストチャットです。
チャンネルを分ける
yeg-komatsu というものを、[サーバ] といいます。LINEでいうグループだと思ってください。小松YEGというグループを私が用意しているという感じです。その下に、#はじめに ... #事務局, #総務広報委員会... と並んでいるのがチャンネルです。小松YEGの中にはこのような委員会という部署があります。その委員会ごとに会話する場所を用意してあるのです。
簡単な出欠確認を取る
このようにリアクション(いいね!みたいな機能)を使って出欠を取ることも出来ます。
複数人で通話をする
実はDISCORDの最も有力な機能はこの複数人よる通話機能です。多人数でも劣化、遅延を最小限にして会話できるというのがDISCORDの売りです。その機能が優れているためゲーマの間でまたたく間に広まりました。
ただしZoomとは異なってお互いの顔を映すのは少し操作のハードルがあがります。したがって、TV会議は「Zoom」、テキストチャットは「DISCORD」とそれぞれの得意分野で使い分ける運用としています。
DISCORD以外のサービスはどうなの?
DISCORD以外にも同様のサービスは展開されています。Chatwork, Slack などが有名です。私はそれらすべてを評価しました。評価した結論としてDISCORDが最も適していると判断しました。一応、簡単にですがそれらの評価結果を記載しておきます。
Chatwork
機能が少ない。ほとんどLINEと変わりません。そういう意図で作られているからです。LINEの手軽さで使えるというのがコンセプトです。LINEではないLINE、LINEだとプライベートっぽく感じる、そうではないLINEのようなチャットツールというのがChatworkです。本格的なチーム運営には適していません。
有料版ではないと十分な機能が使えない。Slack
世界的なスタンダード。高機能だがその分使い勝手が難解です。皆で使うには少しハードルが高いだろうと判断しました。
有料版でないと十分な機能が使えない。
DISCORDの注意点
ゲーマー向けのサービスであるため「ユーモア」が効いています。真面目な用途としては不謹慎に感じるかもしれませんが「感じるだけ」です。気にしないようにお願いします。大人の深い懐で笑ってあげてください。
セットアップ
step1. アカウントを作成する
上記のリンク先からアカウントを作成する。
メールアドレス:Zoomで使用したものと同じアドレスが良いでしょう
ユーザ名 :任意。ただし業務で使用するので本名からあまりかけ離れないほうがよいでしょう
step2. 案内をスキップする
アカウント作成すると次のような画面が表示されます。[スキップ] をクリックする。
step3. クライアントをダウンロードする
案内をスキップすると次のような画面が表示されます。[ダウンロード] をクリックする。
step4. パソコン版を選択する
[パソコン] をクリックする。ダウンロードが始まる。ダウンロードが完了したら実行する。
step5. クライアントでログインする(表示されない場合もある)
このようにログイン画面が表示されたら先程登録したメールアドレスとパスワードでログインする。
ログインするとこのような画面が表示される。一旦ここで止めておく。
step6. アカウントを認証する
登録したメールアドレスに下記のようなメールが届いているはずなのでメールアドレスを認証する。
ブラウザでこのような画面が開くので [私はロボットではありません] にチェックする。
このような画面が表示されたらメールの認証は完了です。ブラウザは閉じてよいです。
次は先程止めておいたクライアントのほうに戻ります。
step7. サーバーに参加する
先程止めておいたクライアントに戻り、左上の [+] をクリックする。
[サーバーに参加] をクリックする。
[招待を入力] に https://discord.gg/DyYnA3S と入力する。コピペするとよいです。または下記のリンクをクリックしてください。
step8. 参加完了
このような画面が表示されれば参加完了です。
step9. ニックネームを変える
ニックネームを本名に変えます。
自分のを右クリックして [ニックネームの変更] をクリックする。
ニックネームに本名を設定する。
"姓[半角スペース]名" と入力しましょう。
step10. スマホ版をインストールする
iPhone, Android でもアプリが提供されています。それぞれのストアで「discord」と検索してインストールしておきましょう。スマホでもメッセージを見たり、送ったり出来ます。
Android版 DISCORD
iPhone版 DISCORD
おしまい
これですべてのセットアップが完了です。お疲れさまでした。
スマホの通知を設定する
インストール直後の状態ですとメッセージが送られてもスマホで通知が表示されません。スマホ通知を設定しましょう。
Android 編
step1. メニューを表示する
左上の三本線をタップする。
step2. 設定を開く
右下の自分のアバターもしくはDISCORDのマスコットをタップする。
step3. 通知の設定を開く
設定をスクロールして [通知] をタップする。
step4. システム通知を有効にする
System Notification(システム通知)をONにする。これでアプリ内だけでなく Android のシステムによって通知されます。すなわち、通知音やメッセージのポップアップが表示されるようになります。
iPhone 編
step1. メニューを表示する
左上の三本線をタップする。
step2. 設定を開く
右下の自分のアバターもしくはDISCORDのマスコットをタップする。
step3. 通知の設定を開く
設定をスクロールして [通知] をタップする。
step4. システム通知の設定を開く
[Discord外の通知を取得する] をタップする。
step5. 更に通知の詳細設定を開く
さらに [通知] をタップする。
step6. 通知の設定を変更する
- 通知を許可 をONにする
- プレビューを表示 を 常に に設定する
Google ドライブ の使い方
会議資料などの共有方法として Google ドライブ を採用します。この記事では小松YEGの共用として用意した Google ドライブ の使い方をご紹介します。
セットアップ
1. 前提条件
-
Google アカウント は既に持っているものとする
Google アカウントは既に持っているものとします。持っていない方はお手数ですが Googleアカウントを取得しておいてください。分からない場合は私までおたずねください。 -
Google ドライブ の通常の使い方はなんとなくわかっているものとする
そんなに難しくないはずなので…。分からない場合は例によって私におたずねください。遠慮なく。
2. 自分のGoogleドライブを開く
https://www.google.com/drive/
にアクセスしましょう。
「Google ドライブにアクセス」をクリックする。
こんな感じのページが開けばOK。
3. YEG小松の共有フォルダを開く
yeg-komatsu-share - Google ドライブ
上記のリンクを開きます。
こんなのが見えればOK。
3.1. YEG石川県連 の場合は…
yeg-ishikawa-share - Google ドライブ
上記のリンクを使用します。
4. YEG小松の共有フォルダを自分のドライブに接続する
画面上部の「yeg-komatsu-share」の隣の▼をクリックする。するとサブメニューが開くのでその中から「ドライブにショートカットを追加」をクリックする。
5. マイドライブに戻る
https://drive.google.com/drive/my-drive
をクリックしてマイドライブに戻る。すると下記のように yeg-komatsu-share が自分のドライブに追加されている。
これで準備は完了です。
使い方
基本的には自分のフォルダと同じように使います。違うのはアップした内容が共有した人、全員と共有されることです。
- 自分がアップしたファイルは全員が見える
- 間違えて消すと全員のファイルが消える
- たっだ気をつけてください。こんきいっぱい気をつけてください。
フォルダの構成
yeg-komatsu-share └10.会議体 ← 会議資料を格納するフォルダ └2020-03-02.第3回令和2年度役員予定者会議 ← yyyy-mm-dd.会議名 というフォルダを作っていく ├10.協議事項 ← 協議事項の資料を入れる場所 ├20.審議事項 ← 審議事項の資料を入れる場所 └30.連絡事項 ← その他連絡事項の資料を入れる場所。気軽に使って良い
このように使っていきます。
会議ごとのフォルダの作成、10.協議事項~30.連絡事項のフォルダは私もしくは事務局が用意します。
ルール
-
気軽に使うこと
気軽にアップして良いです。まずは使いましょう -
ファイル名のルールだけ守って
データを整理する上でファイル名の下記のルールだけは遵守するようにお願いします- 数字、アルファベットは必ず 半角 を使用すること
- 各種記号も必ず 半角 を使用すること
-
私が勝手にファイルのリネーム、移動、削除を行う場合がある
整理整頓のためです。予告なく実施することがありますのでご理解ください。リネームや移動によってわからなくなった場合はお手数ですが私までお問合せください。